3PL-Onboarding: von Stammdaten zum ersten Auftrag.

3PL-Onboarding Schritt für Schritt

Ein Onboarding überträgt Wissen, das nie jemand aufgeschrieben hat. Ihr Team weiß, dass die blaue Variante in den größeren Karton gehört, dass ein Lieferant in einem Umkarton gern Größen mischt und dass der Shop Zugaben als Position mit Nullpreis schickt. Das Lager weiß all das erst, wenn es irgendwo steht. Das meiste auf dieser Seite dient dazu, dieses Wissen festzuhalten, bevor sein Fehlen Sie einen Auftrag kostet.

Reihenfolge und Zuständigkeiten

Die Dauer hängt von Ihren Daten und Systemen ab, fragen Sie also, auf welchen Annahmen ein genannter Termin beruht. Die Reihenfolge zählt mehr als der Kalender.

Artikelstammdaten: die Datei, von der der Rest abhängt

Der Artikelstamm ist der Datensatz, dem das Lager mehr glaubt als jeder Erinnerung. Die Kommissionierung bestätigt dagegen, der Packplatz wählt danach den Karton, und der Versanddienstleister kann nachberechnen, was der Stamm nicht vorhergesehen hat. Beginnen Sie mit aktiven Artikeln. Wer längst ausgelistete Ware importiert, schafft nur Datensätze und Barcodes, die niemand prüfen wird.

Felder, die sich lohnen

• Identität: Artikelnummer, wie Shop und ERP sie verwenden, dazu eine Bezeichnung, die man ohne Öffnen des Kartons versteht.
• Barcodes: je einer für jede tatsächlich genutzte Ebene: Stück, Innenverpackung, Umkarton.
• Physische Daten: Gewicht und Maße je Stück und Karton, Stückzahl je Karton und das Palettenschema.
• Nachverfolgung: Charge, Mindesthaltbarkeit oder Seriennummer, und wann sie erfasst werden: im Wareneingang, beim Versand oder beides.
• Handhabung: zerbrechlich, Auflast, Hängeware, oben/unten und Merkmale, die einzeln zu prüfen sind, etwa Lithiumbatterien.
• Verpackung: freigegebener Karton oder Versandbeutel, Beilagen und Regeln wie: nicht zusammen mit Flüssigkeiten.
• Sets: Stückliste jedes Sets und die Angabe, ob es vorkonfektioniert ist oder bei der Kommissionierung entsteht.
• Wert: der Betrag für Gespräche über Verlust und Schaden, damit die erste Reklamation nicht auch das erste Gespräch über den Warenwert wird.

Wie es in der Praxis schiefgeht

• Ein Barcode auf zwei Artikeln. Das passiert, wenn ein Lieferant denselben Code für mehrere Farben nutzt. Der Scanner bestätigt, der Kunde bekommt die falsche Farbe, und alle schauen auf die Kommissionierung.
• Stück und Packung verwechselt. Der Shop verkauft einzeln, der Lieferant zählt Sechserpacks, und die Differenz fällt erst in der Inventur auf.
• Maße aus dem Katalog. Die Kartonwahl stimmt nicht, und über die Frachtrechnung entscheidet die Messung des Versanddienstleisters statt Ihrer Daten.
• Zwei Nummern für ein Produkt. Shop und ERP sind sich uneinig, die Schnittstelle legt Phantomartikel an oder lehnt Aufträge ab.

Bitten Sie den Dienstleister, beim ersten Wareneingang eine Stichprobe zu messen, zu scannen und mit Ihrer Datei abzugleichen. Eine Datei, die ohne eine einzige Rückfrage durchgeht, sollte man noch einmal ansehen.

Avisierung: Das Lager muss wissen, was kommt

Die Avisierung, englisch ASN (advance shipping notice), kündigt eine Lieferung und ihren Inhalt an, bevor sie eintrifft. Ohne sie ist jeder Lkw eine Überraschung: Die Ware lässt sich abladen, aber mit nichts abgleichen.

• Absender, Frachtführer, geplanter Termin und die Art der Zeitfensterbuchung an der Rampe.
• Anzahl Paletten und Kartons, Palettentyp und Höhe, nötige Entladetechnik.
• Jeder Artikel mit Menge, bei Nachverfolgung auch Charge und Mindesthaltbarkeit.
• Bestell- oder Containernummer, damit sich eine Differenz einem Beleg zuordnen lässt.
• Kennzeichnung gemischter Kartons und Paletten, die länger dauern und oft Zählfehler verursachen.

Legen Sie die Regeln des Wareneingangs schriftlich fest. Wird gegen die Avisierung gezählt oder erst blind und dann verglichen? Wer erfährt von einer Differenz, und an welcher Stelle im Ablauf? Werden beschädigte Kartons fotografiert und gesperrt oder als beschädigte Ware gebucht? Was geschieht mit Lieferungen ohne Avis? Und informieren Sie Ihre Lieferanten, denn die etikettieren die Kartons. Regeln für den Wareneingang wirken nur, wenn Ihre Fabrik sie kennt.

Bestandsumzug: die heikelste Phase

Hier greift der Verkauf nicht mehr auf den alten, sondern auf den neuen Bestand zu. Ziehen Sie aus dem eigenen Lager oder von einem anderen Dienstleister um, können genau an dieser Stelle Überverkäufe und verlorene Ware entstehen. Drei Vorgehen sind üblich.

Checkliste für den Umzug

1. Bestandssperre festlegen: den genauen Zeitpunkt, ab dem der alte Standort nichts mehr versendet.
2. Abschlusszählung am Ausgangsort einholen, in einer Form, die sich je Artikel vergleichen lässt.
3. Entscheiden, was bei der Sperre mit offenen Aufträgen, Rückständen und Vorbestellungen passiert.
4. Drei Zahlen abstimmen: Zählung am Ausgangsort, Transportpapiere und Wareneingang. Jede Differenz bekommt einen Verantwortlichen.
5. Maßgebliches Bestandssystem bestimmen. Festlegen, welches System die Verfügbarkeit an den Shop meldet, und den alten Kanal abschalten, bevor der neue läuft.
6. Retourenadresse auf Etiketten, in den AGB und in Kundenmails ändern und klären, wer Pakete annimmt, die noch zur alten Adresse unterwegs sind.
7. Prüfen, wie der bisherige Dienstleister Ware freigibt und welche Frist der Vertrag vorsieht. Eine offene Rechnung kann die Freigabe der Ware an dieser Stelle verzögern.

Zwei Bestandskanäle, die in denselben Shop schreiben, können sehr verwirrende Fehler erzeugen. Die Verfügbarkeit scheint sich selbst zu korrigieren und springt über Nacht zurück. Schreiben darf nur einer.

Schnittstellentests: Nehmen Sie Ihre schwierigen Aufträge

Eine Verkaufsplattform mit dem Lager zu verbinden, ist meist der leichtere Teil. Ob sich Aufträge danach richtig verhalten, ist eine andere Frage. Testen Sie mit Daten aus Ihrem eigenen Shop, denn ausgedachte Aufträge sind meist zu sauber.

• Auftrag mit einer Position, mit mehreren Positionen und mit mehreren Stück eines Artikels.
• Set: Wird es in Komponenten aufgelöst, und sinkt der Bestand bei den richtigen Artikeln?
• Zugabe mit Nullpreis und ein auf Positionen verteilter Rabatt.
• Lange Adresse, Firmenname, Paketstation oder Abholpunkt, Sonderzeichen in deutschen und polnischen Namen.
• Storno vor und nach der Freigabe ans Lager, außerdem eine Adressänderung.
• Auftrag mit Teilbestand: Wartet er, wird er geteilt oder schlägt er fehl?
• Derselbe Auftrag zweimal gesendet: Lehnt das System die Dublette ab?
• Versand in mehreren Paketen: Kommen alle Sendungsnummern bei Shop und Kunde an?
• Bestandskanal: Gesamtabgleich oder nur Änderungen? Was passiert, wenn die Verbindung nachts ausfällt?
• Im Lager erfasste Retoure: Welcher Status erreicht Ihre Systeme, und wer reagiert darauf?

Eine Frage trennt eine getestete Schnittstelle von einer Vorführung: Wer sieht eine fehlgeschlagene Nachricht am Wochenende? Klären Sie, wer Fehler überwacht, wie er informiert wird und wie die manuelle Ausweichlösung aussieht. Drucken und scannen Sie dabei echte Versandetiketten, denn ein Etikett, das am Bildschirm stimmt, kann am Scanner trotzdem scheitern.

Zwei Punkte, die gern vergessen werden

Personenbezogene Daten. Ein Fulfilment-Dienstleister erhält Namen und Adressen Ihrer Kunden, um in Ihrem Auftrag zu handeln. Nach Artikel 28 DSGVO muss eine Verarbeitung im Auftrag auf einem Vertrag oder einem anderen verbindlichen Rechtsinstrument beruhen, und der Verantwortliche darf nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die hinreichende Garantien bieten. Regeln Sie das im Onboarding, nicht nach dem ersten Auftrag.

Nachweise zur Verpackung. Die seit dem 12. August 2026 geltende EU-Verpackungsverordnung (PPWR) nennt Fulfilment-Dienstleister in Artikel 45 ausdrücklich. Die Zentrale Stelle Verpackungsregister erläutert, dass ein Dienstleister, der nicht Hersteller der Verpackung ist, vor Leistungserbringung Angaben zu Registrierung und Pflichterfüllung für diesen Markt einholen muss. Wie das Ihren Dienstleister und Ihre Versandwege betrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung. Halten Sie Ihre Registrierungsdaten in jedem Fall bereit. Mehr dazu: was Sie für Deutschland prüfen sollten.

Abnahme: Legen Sie vorher fest, was bestanden heißt

Ohne schriftliche Kriterien geht man live, weil ein Datum erreicht ist. Schreiben Sie den Test vor dem Pilot, halten Sie ihn kurz, und benennen Sie auf beiden Seiten die Person, die ihn unterschreibt.

1. Stammdaten: Eine Stichprobe ist gescannt, gewogen und vermessen, Abweichungen sind korrigiert.
2. Wareneingang: Die erste Lieferung ist mit dem Avis abgeglichen, Differenzen sind mit einer benannten Entscheidung geschlossen.
3. Aufträge: Das gesamte Testskript ist bestanden, Fehlschläge sind behoben und wiederholt.
4. Packbild: Sie haben selbst Pakete geöffnet und mit Ihrem Verpackungsstandard verglichen.
5. Bestand: Eine Zählung ausgewählter Artikel stimmt mit dem System überein, und der Shop zeigt dieselbe Zahl.
6. Retouren: Eine Testretoure ist im Lager angekommen und durchlief Ihren Ablauf bis zum Bericht an Sie. Dazu: wie Retouren gesteuert werden.
7. Abrechnung: Ein Musterzeitraum ist nach dem Angebot gerechnet, damit die erste echte Rechnung nicht überrascht. Dazu: wofür 3PL-Dienstleister abrechnen.
8. Ansprechpartner: Sie wissen, wer Ausnahmen bearbeitet und wer ungeplante Arbeiten freigeben darf.

Steigern Sie das Volumen danach schrittweise, statt alles auf einmal umzuleiten, und sehen Sie sich Ausnahmen in der ersten Zeit gemeinsam an. Eine wiederkehrende Ausnahme sollte zu einer geänderten Regel führen.

Was Sie einen Dienstleister vor der Unterschrift fragen sollten

• Was brauchen Sie von uns im Artikelstamm, und was prüfen Sie selbst?
• Was passiert, wenn ein Wareneingang nicht zum Avis passt?
• Dürfen wir Ihr Testvorgehen sehen, und testen wir mit unseren Auftragsdaten?
• Wer trägt eine Bestandsdifferenz, die erst nach dem Wareneingang auffällt?
• Welche unserer Produkte brauchen einen Ablauf, den Sie noch nicht haben?
• Wie sieht der Ausstieg aus: Wie wird Ware freigegeben, und wie bekommen wir die Daten zurück?

Bei ShipRevo lautet die Reihenfolge: Umfang, Angebot, Einrichtung, erster Wareneingang, dann Testaufträge und Testretouren, bevor Volumen kommt. Einzelheiten stehen unter So funktioniert es. Gibt es für Ihr System keine fertige Anbindung, können wir eine individuelle Schnittstelle bauen: siehe Technologie und Integrationen. Die Dauer hängt von Ihren Daten und Systemen ab, deshalb legen wir sie fest, sobald wir diese kennen.

Aktualisiert: 2026-11-01