So funktioniert es
3PL-Onboarding: vom ersten Gespräch bis zu echten Aufträgen.
Ein ruhiger erster Monat beruht auf vollständigen Artikeldaten, schriftlichen Regeln und einem getesteten Auftragsfluss.
Unsere Methode
Das ist unser Ablauf, Schritt für Schritt, angepasst an Ihre Produkte und Ihre Daten.
Die Schritte
Der Onboarding-Ablauf: wer was macht, und in welcher Reihenfolge.
Aus jedem Schritt entsteht etwas Schriftliches, damit der nächste nicht auf mündlichen Annahmen beruht. Die Dauer hängt von Daten, Integrationen und Sortiment ab und wird daher je Kunde geplant.
- 01
Erstes Gespräch
Was Sie verkaufen, wie es versendet wird, was zurückkommt und was heute nicht rund läuft. Ungefähre Werte genügen. Wir weisen darauf hin, was außerhalb unseres Leistungsumfangs liegen könnte, und prüfen eingeschränkte Waren wie Lithiumbatterien einzeln.
Sie: beschreiben den Betrieb. ShipRevo: prüft, ob es passt.
- 02
Angebot mit Annahmen
Preise nach Tätigkeit: Wareneingang, Lagerung, Auftragsabwicklung, Material, Retouren, Zusatzarbeiten. Die Annahmen stehen neben den Sätzen, damit Sie sehen, was eine Änderung bei Kartonmaßen oder Auftragsmix bewirkt. Was die Positionen meist bedeuten.
ShipRevo: erstellt es. Sie: hinterfragen es.
- 03
Schriftliche Abläufe
Regeln für den Wareneingang, Verpackungsstandard, Retourenkriterien, was fotografiert wird und wer was freigibt, wenn etwas nicht stimmt. Wo die Anweisung nichts sagt, fragen wir nach, statt zu raten.
ShipRevo: entwirft. Sie: geben frei.
- 04
Stammdaten
Ihr Artikelstamm wird eingespielt und an echter Ware überprüft: Barcodes gelesen, Maße verglichen, Verpackungsebenen bestätigt. Ein Fehler kostet hier wenig. Beim Versand entdeckt, kostet er deutlich mehr.
Sie: liefern und korrigieren. ShipRevo: überprüft.
- 05
Test des Datenaustauschs
Die Datenfelder für Aufträge, Bestände, Avise und Retouren werden zugeordnet und mit absichtlich schwierigen Fällen getestet, bevor ein echter Auftrag davon abhängt. So läuft dieser Test ab.
Beide Seiten, zusammen mit der Person, die Ihre Systeme betreut.
- 06
Erster Wareneingang
Sie kündigen die Lieferung per Avis (ASN) an. Wir zählen gegen das Avis, vermerken Schäden, prüfen die Kennzeichnung und lagern ein. Abweichungen melden wir, bevor die Ware als verfügbar freigegeben wird.
Sie: schicken Avis und Ware. ShipRevo: zählt, meldet, lagert ein.
- 07
Pilotphase
Testaufträge und Testretouren laufen gegen vorab vereinbarte Abnahmekriterien. Fehler werden bis zur Ursache verfolgt und erneut getestet.
ShipRevo: führt sie durch. Sie: nehmen ab.
- 08
Start und erste Durchsicht
Der Regelbetrieb beginnt erst nach Ihrer Abnahme. Danach gehen wir die Ausnahmen gemeinsam durch und passen die Abläufe schriftlich an, denn echte Aufträge zeigen, was der Pilot nicht gezeigt hat.
Beide Seiten.
Pilotphase
Was bestanden sein muss, bevor der Regelbetrieb startet.
Ein Pilot beweist nur dann etwas, wenn die schwierigen Fälle dabei sind. Diese Tests schlagen wir vor und passen sie an Ihren Umfang an.
| Was getestet wird | Wie | Bestanden, wenn |
|---|---|---|
| Anfangsbestand | Erste Lieferung gegen das Avis gezählt | Abweichungen sind geklärt und Sie haben den Anfangsbestand akzeptiert |
| Auftragsfluss | Testaufträge, auch mit mehreren Positionen, nicht lieferbare und nach Freigabe stornierte | Die richtige SKU ist im Paket und jeder Auftrag endet im erwarteten Status |
| Verpackungsstandard | Testpakete an eine von Ihnen gewählte Adresse, damit Sie sie selbst öffnen können | Sie akzeptieren Material, Beilagen und Etiketten |
| Übergabe an den Versanddienstleister | Etiketten und Übergabe für jeden Versandservice im Umfang | Der Versanddienstleister nimmt sie an und die Sendung ist beim Auftrag dokumentiert |
| Retouren | Eine Testretoure für jeden Zustand in Ihrer Anweisung | Jede nimmt den vereinbarten Weg und der Bestand ändert sich nur für freigegebene Artikel |
| Berichte und Abrechnung | Bericht aus der Pilotphase mit dem tatsächlichen Geschehen verglichen | Bericht und Realität stimmen überein, jede abrechenbare Position ist nachvollziehbar |
Die Abnahmekriterien vereinbaren wir vor dem Pilot schriftlich. Ein nicht bestandener Test wird korrigiert und wiederholt, bevor der Regelbetrieb startet.
Daten
Was wir von Ihnen brauchen.
Fehlt etwas noch, sagen Sie es einfach. Daten während des Onboardings aufzubauen ist üblich. Sie wegzulassen führt später zu Bestandsfehlern.
Artikelstamm
- Eindeutige SKU und Produktbezeichnung
- Varianten und Mengeneinheit
- Ob Charge, Mindesthaltbarkeit oder Seriennummer geführt werden muss
- Eingeschränkte Waren gekennzeichnet, mit Sicherheitsunterlagen, soweit vorhanden
Maße und Gewichte
- Einzelstück, Innenkarton und Umkarton
- Packschema und maximale Palettenhöhe
- Stapelgrenzen und empfindliche Artikel
- Echte Messwerte, keine Katalogangaben
Barcodes
- Welcher Code auf welcher Ebene sitzt: Stück, Karton, Palette
- Ob ein Barcode genau einer SKU entspricht
- Wer Ware etikettiert, die ohne Code ankommt
- Etikettenvorgaben, falls Ihr Abnehmer welche macht
Avise (ASN)
- Erwartetes Datum und Absender
- SKUs und Mengen je Lieferung
- Anzahl Kartons oder Paletten und Art der Verladung
- Charge und Mindesthaltbarkeit, soweit geführt
Aufträge und Verpackung
- Welche Felder Ihre Aufträge haben und wie sie zu uns kommen
- Verpackung je Produkt, Beilagen und Werbematerial
- Versandservices je Zielgebiet
- Routing Guides des Handels für B2B-Aufträge
Retouren
- Ihre Kriterien für jeden Zustand
- Was fotografiert werden muss
- Was die Quarantäne verlässt und wohin
- Wer antwortet, wenn ein Artikel zu keiner Regel passt
Ausnahmen
Was passiert, wenn die Realität von den Papieren abweicht.
Eine Anweisung sollte festlegen, wer entscheidet, bevor das Problem auftritt. Das sind die üblichen Fälle und unser Standardvorgehen, solange Ihre Anweisung nichts anderes sagt.
Menge weicht vom Avis ab
Sie entscheiden. Wir erfassen die tatsächliche Menge, halten die Differenz aus dem verfügbaren Bestand heraus und informieren Sie. Die Klärung mit Ihrem Lieferanten liegt bei Ihnen.
Transportschaden beim Eingang
Sie entscheiden. Ware kommt auf einen Quarantäneplatz, wird fotografiert und gemeldet. Sie wird nicht als verfügbar freigegeben, bis Sie entschieden haben.
Barcode fehlt oder ist unlesbar
Sie geben frei. Die Ware wartet und wir melden es. Umetikettiert wird nach Ihrer Freigabe, abgerechnet als Zusatzarbeit.
Lieferung ohne Avis
Sie bestätigen. Sie bleibt separat, bis Sie bestätigen, was sie enthält. Bis dahin bleibt unangekündigte Ware außerhalb des verfügbaren Bestands.
Auftrag lässt sich nicht vollständig kommissionieren
Sie entscheiden. Der Auftrag wird angehalten und gekennzeichnet. Teillieferung, Warten oder Storno entscheiden Sie. Produkte tauschen wir nicht eigenmächtig aus.
Retoure, die zu nichts passt
Sie entscheiden. Sie bleibt außerhalb des verkaufsfähigen Bestands. Wir senden Ihnen unsere Feststellungen und warten auf Ihre Antwort. So funktionieren Retouren.
Nächster Schritt
Beginnen Sie mit dem ersten Gespräch.
Schicken Sie uns ein paar Eckdaten über das Formular. Ihre Daten müssen noch nicht fertig sein, und eine Anfrage verpflichtet Sie zu nichts.